Ochrana osobních údajů

1. Kdo je správcem údajů

Forum Art s.r.o., IČO 06772447, DIČ CZ06772447, se sídlem Italská 1202/12, Vinohrady (Praha 2), 120 00 Praha. Telefon: +420 603 889 418. E-mail: [email protected]. Společnost je zapsána v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka C 288619.

Osobní údaje zpracováváme podle nařízení (EU) 2016/679 (GDPR) a zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů. S dotazy nebo žádostmi o uplatnění práv se na nás můžete obrátit prostřednictvím kontaktů na stránce Kontakty nebo dopisem na adresu sídla.

2. Jaké údaje zpracováváme

• Údaje z formuláře: jméno, e-mail, zvolená služba a zpráva; nepovinně telefon. Podle služby můžete doplnit typ objektu, balíček, typ klienta nebo nabídku, o kterou máte zájem. Ukládáme také jazyk formuláře, jeho označení zdroje, identifikátor odeslání a číslo poptávky.
• Údaje o aktuálním odeslání: cesta stránky bez parametrů a fragmentu, označení tlačítka, kterým jste formulář otevřeli, a pouze název domény odkazujícího cizího webu (bez cesty a parametrů). Dále ukládáme typ zařízení odvozený ze šířky okna a dobu vyplňování formuláře v sekundách. Tyto údaje se připojí až k odeslané poptávce. Nejde o průběžné sledování všech návštěv webu.Parametry kampaní UTM a identifikátory reklamních kliknutí ukládáme a připojujeme k poptávce pouze s vaším marketingovým souhlasem. Bez něj je pro tyto účely nezachycujeme ani dále nepoužíváme.
• Záznam o souhlasu s obchodními podmínkami: verze podmínek a čas uložení souhlasu při odeslání poptávky. Tento záznam není souhlasem se zpracováním osobních údajů ani žádostí o předčasné zahájení služby.
• Domluva a poskytnutí služby: adresa návštěvy, termín, sjednaný rozsah a cena, související komunikace a případná výslovná žádost o zahájení služby před uplynutím lhůty pro odstoupení.
• Fakturace a doručení zpráv: fakturační údaje a platby; pro potvrzení poptávky a interní oznámení také adresát zprávy, stav a čas doručení, počet pokusů a technický kód případné chyby.

K poptávce neukládáme IP adresu, nezkrácený řetězec user-agent ani otisk prohlížeče (fingerprint). Hrubý typ zařízení popsaný výše se naopak ukládá. Do zprávy nepište hesla, ověřovací kódy ani citlivé údaje. Přihlašovací údaje ke svým účtům zadáváte sami.

3. Účely a právní základ

• Vyřízení poptávky, domluva a poskytnutí služby, včetně potvrzení poptávky e-mailem – kroky na vaši žádost před uzavřením smlouvy a její plnění (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
• Účetnictví a daňové povinnosti – zákonná povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).
• Doložení podmínek a ochrana právních nároků – náš oprávněný zájem doložit průběh jednání a chránit svá práva (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Kontaktní osoby firemních zákazníků – kontaktní údaje osob jednajících za firemního zákazníka zpracováváme na základě oprávněného zájmu na vyřízení poptávky a komunikaci při poskytování služby (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Ochrana formuláře před zneužitím – oprávněný zájem udržet službu dostupnou a zabránit nevyžádaným podáním (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). IP adresu zpracujeme přechodně a pro omezení počtu podání používáme pouze hash s náhodnou solí v paměti serverového procesu nejdéle 24 hodin od příslušného podání. Záznamy se průběžně odstraňují i bez dalších požadavků a při restartu zanikají. I tento hash je osobním údajem; zpracováváme ho jen krátce a pouze pro zabezpečení formuláře. IP ani její hash aplikace nezapisuje do databáze nebo logů.
• Určení zdroje poptávky a vyhodnocení webu z údajů o aktuálním odeslání – oprávněný zájem na vyhodnocení, odkud poptávky přicházejí (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Proti zpracování na základě oprávněného zájmu můžete vznést námitku.

Pro odpověď na formulářovou poptávku potřebujeme jméno, e-mail a popis požadavku; bez nich ji tímto způsobem nemůžeme vyřídit. Telefon je nepovinný, pokud jej nepotřebujeme pro konkrétně sjednaný způsob služby. E-mail používáme pro potvrzení poptávky, telefon pro domluvu návštěvy nebo vzdálené pomoci. Nechcete-li použít formulář, můžete nám zavolat. Kontaktní údaje nepoužíváme k zasílání reklamních sdělení.

4. Doba uchování a výmaz

Poptávku, její metadata, záznam o souhlasu s podmínkami, záznamy doručení a související komunikaci uchováváme u poptávky, která nevedla k objednávce ani smlouvě, 1 rok od posledního kontaktu. U poptávky, která vedla k poskytnutí služby, uchováváme tyto údaje 3 roky od posledního kontaktu pro případné právní nároky s ohledem na obecnou promlčecí lhůtu. Pokud byla uzavřena smlouva, uchováváme nezbytné smluvní podklady také tehdy, nebyla-li služba následně poskytnuta. Provozní metadata uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro jejich konkrétní účel. Poté zajistíme výmaz z databáze i e-mailové schránky. Nejde o automatický výmaz po odeslání formuláře; výmaz zajišťujeme při správě těchto záznamů. Nezbytné údaje pro probíhající právní nárok lze uchovat po dobu potřebnou k jeho vyřízení. Účetní a daňové doklady, zejména faktury, uchováváme po dobu, kterou stanoví daňové a účetní předpisy.

Běžná komunikace neprodlužuje bez dalšího uchování všech starších údajů. Po skončení příslušné doby údaje vymažeme; v zálohách mohou zůstat nejdéle 6 týdnů, než budou přepsány v rámci pravidelného zálohovacího cyklu.

Provozovatel hostingu a Cloudflare mohou samostatně zpracovávat IP adresu, čas přístupu a další technické údaje v provozních nebo bezpečnostních záznamech. To je oddělené od popsaného omezení podání v naší aplikaci. Rozsah a dobu těchto záznamů určují používané služby a jejich bezpečnostní nastavení; uchování omezujeme na nezbytnou dobu.

5. Dodavatelé a předání mimo EHP

Hosting, databázi a e-mailové schránky zajišťuje společnost alwaysdata ve Francii. CDN a zabezpečení webu zajišťuje Cloudflare, Inc. (USA). Předání do USA se zakládá na rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (EU-US Data Privacy Framework), k němuž je Cloudflare, Inc. certifikována, a podpůrně na standardních smluvních doložkách obsažených ve smlouvě o zpracování údajů společnosti Cloudflare. Kopii záruk vám na žádost poskytneme. Přístup v potřebném rozsahu mohou mít také účetní či daňový poradce a osoby zajišťující technickou podporu, vázané odpovídajícími povinnostmi. Osobní údaje neprodáváme.

Údaje vložené do vaší AI služby zpracovává její poskytovatel podle podmínek, které s ním máte. My k účtu nebo obrazovce přistupujeme jen při povoleném nastavení či podpoře. Vzdálený přístup vyžaduje váš souhlas a přítomnost; účty zůstávají vaše. V rámci firemní podpory se případné zpracování údajů pro zákazníka upraví podle skutečného rozsahu spolupráce.

Analytika a měření reklamy (pouze se souhlasem)

S vaším souhlasem používáme Google Analytics 4 ke statistice návštěvnosti (s analytickým souhlasem) a Meta Pixel k měření účinnosti reklam (s marketingovým souhlasem). Zpracováváme přitom technické údaje o návštěvě (adresu navštívené stránky, typ zařízení a prohlížeče, přibližnou polohu podle IP adresy, identifikátory cookies) a události na webu: kliknutí na tlačítko poptávky nebo telefonní číslo, začátek vyplňování formuláře a odeslání poptávky. Do těchto nástrojů neposíláme vaše jméno, e-mail, telefon, text ani číslo poptávky. Nástroje se načtou až po udělení souhlasu. Do Google Analytics posíláme adresu stránky bez parametrů, s výjimkou parametrů kampaní UTM.

Google Analytics používáme jen ke statistice: Google signály, shromažďování údajů poskytnutých uživateli a sdílení dat se společností Google jsou vypnuté. U Meta Pixelu nepoužíváme automatické rozšířené párování (advanced matching), automaticky zjišťované události ani rozhraní Conversions API; měříme jen zobrazení stránky, kliknutí na telefonní číslo a odeslání poptávky.

Právním základem je váš souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích). Údaje o událostech v Google Analytics uchováváme 14 měsíců.

Příjemci: Google Ireland Limited (Google Analytics 4) a Meta Platforms Ireland Limited (Meta Pixel). Údaje mohou být předány do USA společnostem Google LLC a Meta Platforms, Inc. na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (EU-US Data Privacy Framework), k němuž jsou tyto společnosti certifikovány, a podpůrně na základě standardních smluvních doložek.

Při povolení marketingu mohou být údaje využity také pro personalizaci reklamy a vytváření reklamních publik. Za shromáždění údajů na našem webu a jejich předání společnosti Meta odpovídáme společně se společností Meta Platforms Ireland Limited jako společní správci (čl. 26 GDPR); další zpracování provádí Meta jako samostatný správce podle svých zásad.

Souhlas můžete kdykoli změnit nebo odvolat tlačítkem „Nastavení cookies“ v patičce webu. Po odvolání souhlasu zastavíme další měření a odstraníme příslušné cookies a úložiště, které můžeme z této domény spravovat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost předchozího zpracování.

6. Vaše práva

Za podmínek GDPR máte právo na přístup k údajům, opravu, výmaz a omezení zpracování. Přenositelnost se vztahuje na vámi poskytnuté údaje zpracovávané automatizovaně na základě smlouvy nebo souhlasu. Souhlas lze odvolat. Proti zpracování na základě oprávněného zájmu můžete z důvodů své konkrétní situace vznést námitku.

Žádosti vyřizujeme bez zbytečného odkladu, zpravidla do jednoho měsíce. Při zákonném prodloužení lhůty vás včas informujeme o důvodech. Můžete také podat stížnost: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 727/27, Holešovice, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.

7. Automatizované rozhodování a cookies

Při povolení marketingu mohou být údaje využity také pro personalizaci reklamy a vytváření reklamních publik. Neprovádíme automatizované rozhodování s právními nebo obdobně významnými účinky podle čl. 22 GDPR. Pravidla pro cookies a podobná úložiště najdete na stránce Zásady používání cookies.